3.C. Instrumente der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

3.C.1. Direktkontakt, Personen
3.C.2. Postwurfsendungen
3.C.3. Plakate
3.C.4. Mitglieder-, Gemeindezeitung
3.C.5. Pressearbeit

3.C.1. Direktkontakt, Personen

In jeder Vereinigung gibt es Personen, auf die man aus verschiedenen Gründen hört oder deren Meinungen besonders akzeptiert werden. Wenn man bei der Vereinsarbeit auf solche 'Schlüsselpersonen' zählen kann, vereinfacht dies die Kontaktaufnahme mit der Öffentlichkeit gewaltig (Verbreitung einer Idee, Verhandlungsführung mit Verwaltungen, Sponsoring, etc.).

Die beste (und kostengünstigste!) Art des Ansprechens ist jene des persönlichen Gesprächs. Der Einsatz dieses 'Mediums' ist immer und überall möglich. Allerdings reichen die zeitlichen Möglichkeiten einer oder weniger Personen nicht aus, um ganze PR-Aktionen auf diese Weise auszuführen.

3.C.2. Postwurfsendungen

Massensendungen an alle Haushalte eines Gebietes (über die Post) sind eine beliebte Methode zur relativ schnellen Verbreitung von Informationen. Man sollte herausfinden, an welchem Wochentag die 'Reklamepacken' versandt werden um sich einem möglichst günstigen Verteilungstag für eigene Aussendungen zu nähern.

3.C.3. Plakate

Einige Gestaltungstips:

• Wählen Sie 'Ihre' Schrift, die Sie regelmäßig auf all Ihren Publikationen benutzen (Wiedererkennungseffekt).
• Vermeiden Sie den Gebrauch von zu vielen unterschiedlichen Schriften.
• Klären Sie vorher, wo die Plakate aufgehängt werden. Das zu wählende Format hängt davon ab.

Entfernen Sie die Plakate umgehend nach der Veranstaltung. Es macht keinen guten Eindruck, wenn nicht mehr aktuelle Informationen rumhängen.

3.C.4. Mitglieder-, Gemeindezeitung

Eine gut gestaltete Mitgliederzeitung kann ein geeigneter Informationsträger für Vereine, Initiativen sein. Auch für Gemeinden ist die Herausgabe eines Informationsblattes ein wichtiger Draht zum Bürger.

Binden Sie Ihre Leser/innen ein: schaffen Sie Diskussionsforen, machen Sie Aufrufe zur Mitarbeit, organisieren Sie kleine Wettbewerbe. Das schafft konkrete Ansatzpunkte für einen direkten Kontakt zum Zielpublikum.

Wichtige Voraussetzung ist ein starkes Redaktionsteam, das für eine ausgewogene, vielseitige Information sorgt (Arbeit kann nicht an einem hängen) und sämtliche Beiträge vor dem Druck unter dem Aspekt der Außenwirkung für den Verein/Gemeinde prüft.

Allerdings sind die zeitlichen und finanziellen Hürden einer eigenen Zeitung recht groß. Als Alternative kann man sich auch nach einer regelmäßigen Rubrik in bestehenden Zeitungen umschauen: Regionalzeitungen, Vereinszeitungen, Gemeindezeitung.

3.C.5. Pressearbeit

Die Pressearbeit ist ein wichtiges Instrument der Informationsarbeit. Sie ist in der Regel an den/die (Fach)Redakteur/in eines Pressemediums gerichtet.

Zum Umgang mit der Presse

Auf den Schreibtischen von Redakteuren/innen landen Tag für Tag Unmengen an Pressemeldungen. Eine dilettantisch aufgemachte, uninteressante und schlecht geschriebene Pressemitteilung hat nur eine Chance - innerhalb weniger Sekunden im nächsten Papierkorb der Redaktion zu landen. Sie sollten daher einige Grundregeln der Presseinformation beachten, um mit ihrer Meldung durchzukommen.

Bausteine einer professionellen Pressearbeit

• Die Besonderheit der Meldung

Eine besondere Meldung hat eine 100%ige Veröffentlichungsgarantie bei Zeitungen und Rundfunk und je nach Qualität auch beim Fernsehen.

• Die Regelmäßigkeit der Berichterstattung

Beschränken Sie sich bei der Pressearbeit nicht nur auf die Pflichtübungen (Generalversammlung, Ehrungen, etc.). Berichten Sie regelmäßig über interessante Themen und Aktivitäten. Dies erhöht den Behaltwert und knüpft eine Beziehung zu Leserin, Hörer, Zuschauer. Prüfen Sie aber immer kritisch, ob eine Information aktuell und interessant genug ist.

• Die Überörtlichkeit der Medien

Überörtliche Medien sorgen für eine breite Streuung der Information. In Grenzregionen sollte auch an einen Informationsfluß über die Grenze hinweg gedacht werden.

• Die Originalität der Nachricht

Die Originalität drückt sich in der geschickten Formulierung und natürlich im Ereignis selbst aus. Beispiel: 'Ehemaliges Kloster bietet Schnuppertage für Streßgeplagte an'.

Die Pressemitteilung

Presseinformationen können - je nach Aktivitäten - ein wichtiges Instrument der PR-Arbeit sein. Sie gehen in der Regel an die (Fach)Redakteure/innen folgender Medien: Wochenzeitungen, Regionalzeitungen, Pfarrbriefe, Gemeindezeitungen, Rundfunk, Fernsehen.

Sie sollten sorgfältig überlegt und mit dem Vorstand abgestimmt werden.

Auch hier gibt es einige Faustregeln:

Checkliste - Was freut die Redaktion?

Äussere Form

• Für Rückfragen der Redaktion vergessen Sie auf keinen Fall ihren Namen/Vereinigung, Anschrift, Tel-/Faxnummer.
• Manuskripte nur einseitig beschreiben
• Maschinenschrift
• Zeilenabstand von 1,5-2 Zeilen
• Zahlen bis zwölf ausschreiben; über 12 in Ziffern
• Genügend Freiraum zwischen den Textabsätzen

Aufbau / Inhalt

• Prägnante Überschrift, eventuell mit informativem Untertitel
• Das Wichtigste gehört an den Anfang
• Achten Sie auf die Vollständigkeit des Manuskriptes, orientieren Sie sich an den 5 W's: Wer,Was, Wann, Wo, Wie

Wer: wer sind die handelnden Personen?

Was: welches Ereignis findet/fand statt?

Wann: zu welcher Zeit findet/fand Ereignis statt?

Wo: an welchem Ort/Region...

Wie/Warum: nähere Ausführungen über Sinn und Zweck des Ereignisses

• Bei der Formulierung gelten die 5 Säulen der Verständlichkeit
• Ausdruckfähige Fotos beilegen (1 Querformat und 1 Hochformat) mit Begleittext für die Bildunterschrift

Beispiel: Pressemitteilung 'Musik Hören Musik Machen - Open-Air Festival' (siehe Anhang)

Oft werden Pressemitteilungen von den Redakteuren/innen selbst verfaßt. Dies nach einer Pressekonferenz, einem Pressegespräch oder dem Besuch einer Veranstaltung. Damit die nötigen Informationen beim Redakteur richtig rüberkommen, sollten diese Formen der Informationsvermittlung sehr gut vorbereitet sein.

Die Pressekonferenz

Pressekonferenzen sind eine recht aufwendige Form der Informationsvermittlung. Man sollte je nach Informationsart und -zweck sorgfältig abwägen, ob ein persönliches Gespräch mit einem Journalisten/in (das sogenannte Pressegespräch) ausreicht.

siehe Praktisches: ‚Photo Ardennes' - Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit durch professionelle Technik

Checkliste - Die erfolgreiche Pressekonferenz

Einladung:

• mit konkretem Thema persönlich an Redakteur/in
• 1 bis 2 Wochen vor Pressekonferenz;
• wichtige Redakteure/innen am besten telefonisch 1 Woche bis 3 Tage vorher um Präsenz bitten
• ein Highlight angeben (z.B. Kostproben des Produktes)
• Veranstaltungsort (am besten mit Raumbezeichnung) der Pressekonferenz genau angeben
• Dauer angeben; Pressekonferenz nicht länger als eine Stunde ansetzen (Presseleute haben wenig Zeit), günstigste Zeit : vormittags zw. 9-11h00

Raumgestaltung:

• Sitzgruppe in U-Form stellen
• Namensschilder mit Funktion aufstellen (doppelseitig, große Schrift); i.R. sind 2-5 Personen von der Veranstalterseite vertreten
• Programmablauf auslegen (Redner/in mit Thema, Namen und Funktion auflisten)

Ablauf:

• Journalisten/innen nicht warten lassen
• Eventuell Eintragungsliste für Journalisten/innen auslegen
• Begrüssung
• Aushändigung der Pressemappe
• Mündliche Information, eventuell mit Dias, Folien, Modellbau Idee/Projekt illustrieren
• Fragerunde eröffnen
• Falls angebracht Besichtigung durchführen oder Kostproben eines neuen Produktes anbieten

Andere Hinweise

• gegebenenfalls Erscheinungstermin der Reportage mit Journalisten/innen absprechen (wichtig bei Veranstaltungen, bei denen Anmeldungen erforderlich sind); manchmal ist eine Information in mehreren 'Wellen' vorteilhaft.
• keine Selbstbeweihräucherung

Beispiel: Einladung zur Pressekonferenz 'Musik Hören Musik Machen - Open-Air Festival' (siehe Anhang)

Die Pressemappe

Teilnehmer einer Pressekonferenz erhalten üblicherweise eine Pressemappe, die folgende Unterlagen enthält:

• Kurzinfo (höchstens 2 Seiten) über Projekt, Ereignis (beachten Sie die 5 W's und die 5 Säulen der Verständlichkeit)
• Kurzdarstellung des Vereins/der Gemeinde
• Liste der anwesenden Vertreter/innen der Organisation (Name, Titel, Funktion)
• Pressefotos (Name des Fotografen angeben, Begleittext)

Auch im Falle eines Pressegespräches sollte eine Pressemappe zusammengestellt werden.

Wichtig: Pressemappe nie vor einer Pressekonferenz aushändigen. Auch wenn bestimmte(r) Redakteurin sich abmeldet und um Zusendung der Mappe bittet - erst nach der PK zugeschicken. Andernfalls hätte sie/er einen ungerechtfertigten Zeitvorsprung vor seinen Kollegen/innen.

Eine interne Abstimmung der Personal-, Zeit- und Terminplanung ist natürlich eine wichtige Voraussetzung für eine zufriedenstellende Abwicklung der Öffentlichkeitsarbeit (siehe 'Kreative Projektplanung').

Vorige Seite: Grundsätzliches - Nächste Seite: Anhang